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giovedì 4 settembre 2014

Il segreto unico per scrivere email convincenti

Ora dirò una cosa che sicuramente farà sobbalzare sulla sedia molte persone:
Le nostre relazioni via email devono essere gestite allo stesso modo delle nostre relazioni di persona.

Quando riesci ad instaurare un buon rapporto via email, ti accorgi inevitabilmente che gli altri si fanno più ricettivi e tu diventi più convincente.


Per prima cosa, date queste premesse, vi spiegherò la strategia per stabilire un ottimo rapporto in generale via email e successivamente vi rivelerò come ottenere una risposta affermativa ad una eventuale proposta, obbiettivo dell'articolo, non mi soffermerò sulle strategie "pratiche di composizione" delle mail, la tratteremo in un altro post.

Rapporto generale via email

  • Come leggere una mail
  • Come rispondere veramente ad una mail
Richieste specifiche
  • Dare un ordine che non sembri un ordine (utilissimo)
  • Persone che dicono di si
  • Una domanda alla quale è impossibile ripondere "No"
Noi sperimentiamo il mondo che ci circonda attraverso i 5 sensi: la vista, l'udito, l'olfatto, il gusto, il tatto.
La maggior parte di noi preferisce un senso rispetto agli altri: ad esempio io ho un forte senso visivo che mi porta a notare il modo in cui qualcosa mi appare, lo ritengo molto importante, mi soffermo sui dettagli.

Quando riesci ad individuare il senso o i sensi privilegiati dai tuoi interlocutori, puoi far leva su quelle preferenze per far colpo su di loro (ed ottenere di conseguenza ciò che vuoi) con maggiore rapidità e successo.
Essi ti forniranno tutti gli indizi necessari attraverso il linguaggio che utilizzano nelle loro email:
se privilegiano parole e frasi di tipo visivo, significa che possiedono un forte senso visivo ("la vedo bene","vedo questo progetto...", "vedo di cosa si tratta", ecc).
Se invece utilizzano molte più parole e frasi di tipo uditivo, significa che per loro il suono è una cosa importante ("capisco ciò che vuole dire", "questa cosa suona bene", ecc).
Se preferiscono parole di tipo fisico, o emotivo, possiedono un forte senso visivo/cinestesico ("sento che questo è corretto..", "questa soluzione mi lascia stupefatto", ecc).

Questi sono i tre sensi principali.
Prova ad esaminare bene una mail che hai ricevuto: quali sensi a tuo parere si manifestano ripetutamente?
In quale modo il tuo interlocutore sperimenta il mondo?

Gli esperti di PNL e linguaggio del corpo sostengono che un sottile rispecchiamento del linguaggio utilizzato dall'altra persona contribuisce in modo forte a creare sintonia.
Il concetto di creare sintonia non vale soltanto per il linguaggio del corpo, ma per ogni area della comunicazione, compreso il modo di esprimersi e quindi anche di scrivere.

Adesso che sai a cosa devi prestare attenzione ad una mail, cerca di modificare il tuo linguaggio rispondendo subito al mittente, adattando il tuo linguaggio alla "forma sensoriale" del tuo interlocutore.
Fai in modo che si tratti di una sottile sintonia e non di pura imitazione

Rispecchia lo stile della mail che ti è stata inviata: se chi scrive ha scelto di concludere con un "cordiali saluti", fai lo stesso, oppure concludi utilizzando una forma simile a quella del tuo interlocutore.

Ammesso che generalmente nelle mail noi formuliamo proposte o suggerimenti relativi ad azioni da compiere (acquisto, lettura di un preventivo, ecc), ordinare al nostro interlocutore di farle sarebbe scortese ed improduttivo, per cui il suggerimento che ti do è di aggiungere un?"ammorbidente".
La sua funzione è quella di attenuare una richiesta, tuttavia l'ordine implicito c'è ancora.
Faccio un esempio banale: se io dicessi alla mia fidanzata "Fammi un caffè" non avrebbe lo stesso impatto della frase "Se tu potessi farmi un caffè, sarei molto contento". 
Cambia la frase ma l'ordine persiste e questo si può applicare anche alle nostre email.

Questi ammorbidenti sono particolarmente importanti nelle email nelle quali è possibile comunicare il tono di voce: ecco alcuni esempi.
  • Chissà se...
  • Forse...
  • Potrebbe...
  • Magari...
"Forse lei potrebbe iniziare a leggere la Nostra proposta per valutare un'ottima collaborazione" ha un suono molto più delicato di "Legga la proposta e valuti se iniziare a collaborare".
Altro esempio:
"Concludi quel progetto entro le 11 di domani" invece di "Chissà se ti posso chiedere di concludere quel progetto entro le 11 di domani, perchè mi faresti un grande piacere".

Ho formulato esattamente lo stesso ordine nel secondo esempio, ma una volta ammorbidito appare cortese e ragionevole e fa trasparire spirito di coinvolgimento e collaborazione, elementi fondamentali in un rapporto.

Cambiamo discorso.
Gli esseri umani sono abitudinarie ed, una volta acquisita un'abitudine, fanno veramente fatica a liberarsene: tu puoi fare in modo che le persone si abituino a dire di si, a rispondere affermativamente!

Questa tecnica funziona anche perchè ci piace essere considerati coerenti, rispetto a ciò che abbiamo comunicato in precedenza.
Perciò, se diciamo di sì alcune volte, il desiderio di essere coerenti, sommato alla forza dell'abitudine, rende più probabile che diremo nuovamente di si.
Quindi fai in modo che le persone dicano di si adesso...
  • Scrivi una serie di domande (2/3) alle quali si debba rispondere senz'altro di si. Agisci con furbizia ed accortezza. Dopo il secondo, terzo si, rivolgi la domanda alla quale desideri che venga risposto affermativamente, vedrai il risultato!
  • Puoi anche utilizzare delle affermazioni. Fai un certo numero di asserzioni notoriamente vere, quindi fai una dichiarazione che tu vorresti venisse accettata come vera.
Concludo con una lista di cose da fare per migliorare il tasso di risposte affermative delle tue mail:
  • Leggi con attenzione le mail che ricevi. Analizzale per individuare il tipo di linguaggio utilizzato. Quale senso si manifesta ripetutamente? In che modo il mittente sperimenta il mondo?
  • Rispecchia tutto ciò nella tua risposta
  • Utilizza degli ammorbidenti, per rendere ordini e richieste più accettabili.
  • Fai in modo che sia impossibile rispondere in modo negativo: "Quanto siete interessati al prodotto?", "Quanto migliorerebbe il tuo lavoro?", "Preferisci una dilazione sul prezzo?"...
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