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lunedì 23 giugno 2014

Come decidere utilizzando il metodo 80/20

Tempo fa acquistai un libro sulla legge di Pareto, che mi incuriosì, perchè fondamentalmente, il fatto che l'80%  dei risultati derivi dal 20% delle cause, è una delle poche leggi razionali in grado di guidare chiunque verso una piena realizzazione di sè, del proprio lavoro, della propria vita.

Analizzare ed applicare questa legge dimostra un modo creativo ed affascinante su come ottenere il massimo con uno sforzo minimo e con un investimento di risorse e tempo inferiore a quanto siamo abituati a spendere nella norma.

IBM fu la prima azienda americana a mettere in pratica quanto scoperto da Pareto perché si rese conto che l'80% del tempo passato sul computer veniva speso nell'eseguire il 20% del codice operativo. Fu così che decise di riscrivere il software in modo da facilitarne l'utilizzo.
Il risultato fu semplicemente incredibile: i computer IBM divennero molto più rapidi di quelli della concorrenza e i consumatori sembrarono apprezzare molto la piacevole novità


Ho provato ad applicare questa legge nel mio modo di gestire il lavoro, e semplicemente perchè, avendo una grossa mole di azioni, decisioni, cose da gestire mi sono accorto che potevo "mettere ordine" ed alleggerire il tutto in modo "matematico": l'effetto è stato sorprendente perchè effettivamente mi sono accorto degli effetti positivi a livello organizzativo fin da subito, con un po' di costanza. accortezza ed autocritica.

Qui di seguito spiegherò cosa ho fatto e come: anche se a primo acchitto può sembrare una tecnica fantasiosa, in realtà ciò che voglio trasmettere è che lo può fare chiunque e chiunque potrà accorgersi di come sia semplice organizzare in modo differente la nostra routine quotidiana risparmiando molte risorse.


  1. Ho voluto applicare la legge alle decisioni che prendiamo ogni giorno riguardo al nostro lavoro.
    Mi sono detto: "E se non tutte le decisoni fossero realmente importanti come pensiamo?".

    Ho immaginato di avere due contenitori: uno con scritto IN ed uno con scritto OUT, uno dove gettare le decicioni importanti e di quantificarne la capienza stabilendo che avrebbe potuto contenere solo il 20% delle decisioni ed uno per quelle secondarie, dove avrei "gettato" l'intero 80% delle decisioni che generalmente prendo in una giornata di lavoro.

    Invece di trattare tutte le decisioni allo stesso modo ho pensato che per un periodo avrei dato un valore ad ogni decisione e mi sarei impegnato ad assolvere q1uotidianamente solo il 20% delle decisioni, quelle che avevano realmente priorità, quelle che mi consentivano di essere produttivo nello specifico momento.

    Sembrerà strano ma mi sono accorto che spesso passiamo molto tempo a scervellarci su cose che in realtà potrebbero alloggiare nel contenitore con suscritto OUT, e se ci soffermiamo solo sul 20% delle decisioni da inserire nella vaschetta IN, non solo rendiamo la nostra vita lavorativa più semplice, ma anche più produttiva.

    Per chiarire, non sto dicendo di non prendere decisioni, o di schivarle, ma di stabilire delle priorità ed assolvere solo ed esclusivamente quelle ad alta priorità giorno per giorno, alleggerendo la nostra mente: quelle decisioni matematicamente saranno il 20% dell'insieme totale.
  2. Mi sono accorto che le decisioni più importanti sono quelle che prendiamo senza pensarci perchè i momenti di svolta vanno e vengono senza essere riconosciuti: spesso i nostri clienti ci lasciano perchè non siamo stati troppo attenti a notare le loro disafferenze e porvi un rimedio, i nostri competitors sviluppano un prodotto che a nostro parere è mal concepito e quindi non pericoloso per il nostro business (vedi ad esempio i competitor dell'IBM con il PC), oppure, più ottimisticamente ci troviamo leader del mercato senza nemmeno accorgercene.

    Non possiamo calcolare/gestire tutti gli avvenimenti!
    Quando accadono queste cose non ci sono montagne di dati, statistiche e relazioni che ci aiutano a risolvere il problema o l'opportunità, ciò che ci serve è intuizione e sesto senso: la capacità di porci le domande corrette, invece di dare la risposta giusta a domande sbagliate.
    In pratica, applicando la legge di Pareto, ho provato a dimenticarmi per un giorno alla settimana le analisi e le relazioni, per pormi queste domande:


    -) Quali problemi e quali opportunità non evidenti, che potrebbero avere una conseguenza di primo piano si stanno verificando senza che me ne accorga?
    -) Cosa sta andando bene contro ogni mia aspettativa, pronostico o senza la mia volontà?
    -) Cosa sto offrendo ai clienti fuori dai programmi, che i clienti sembrano apprezzare molto?
    -) Cosa va storto, di cui credo di conoscere le ragioni e su cui potrei sbagliarmi completamente?

    Mi sono accorto di aver messo sotto la lente d'ingrandimento l'intero mio modo di gestire il business e con queste domande, ho migliorato in modo sensibile il mio servizio, perchè spesso tendiamo a procedere in modo lineare senza accorgerci delle "sfumature collaterali" che si creano, che se affrontate, possono realmente fare la differenza!
    Nel 20% della mia settimana lavorativa mi sono dedicato a rispondere alle domande che hanno permesso di dare una svolta al 100% del mio modo di vadere/elaborare/gestire le cose!
  3. L'ultima azione che mi sono autoimposto è stata quella di dedicare il 20% della mia giornata lavorativa alla sperimentazione di idee e tecniche che prima tenevo "chiuse nel cassetto".
    Quello che ho ottenuto è stato stupefacente: spesso abbiamo paura di sperimentare cose nuove perchè siamo presi dalla nostra routine abituale, mentre alcune innovazioni hanno la potenzialità di renderci più produttivi, innovativi e ricercati.
    Non bisogna aver paura di sperimentare tecniche nuove: se lo facciamo nel 20% del nostro tempo, investiamo una piccola parte delle nostre risorse, che possono portare una svolta decisiva alla nostra produttività!

    Concludo dicendo che questa applicazione è solo un consiglio, una strategia che ho provato su me stesso ottenendo buonissimi riusltati, ispirandomi a quanto dice la legge di Pareto.
    Questa legge ha una moltitudine di applicazioni che mano a mano tratterò e condividerò su questo blog, quello che NON voglio che passi è che questa sia un'applicazione "fantasiosa": soffermiamoci sul messaggio, ovvero mettere sotto la lente d'ingrandimento la nostra "abitudine" cercando di migliorarla, dedicando una bassa percentuale del nostro tempo, per ottenere potenzialmente una percentuale alta di risultati.

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